Til  rektor og tillitsvalgt

Vår ref.: 1/14/A 2.05.1
Oslo, 31.01.2014

FHF-rundskriv 1/2014

Ved tilsettinger: Innsyn i søkerliste – arbeidsgivers opplysningsplikt

Private folkehøgskoler («Virke-skolene»)

For de folkehøgskolene som er organisert i arbeidsgiverorganisasjonen Virke, altså de innen privat sektor, er det normalt ikke krav om at arbeidsgiver skal gi innsyn i dokumenter eller opplyse hvilke vurderinger som ligger til grunn i tilsettingssaker. Unntak kan blant annet følge av tariffavtale og særskilte lovbestemmelser. Et eksempel er arbeidsmiljøloven paragraf 13–7. Dersom en arbeidssøker mener seg forbigått som følge av diskriminering i henhold til arbeidsmiljøloven kapittel 13 (alder, politisk syn med mer), pålegges arbeidsgiver skriftlig å opplyse hvilken utdanning, praksis og klart konstaterbare kvalifikasjoner for arbeidet den som ble ansatt har.

Offentlig eide folkehøgskoler («KS-skoler»)

For de folkehøgskolene som er kommunalt- og fylkeskommunalt eiet og organisert i arbeidsgiverorganisasjonen KS, altså offentlig sektor, er reglene noe annerledes enn i privat sektor. Saker om tilsetting i den offentlige forvaltning er unntatt fra reglene om dokumentinnsyn i forvaltningsloven paragraf 18. Justisdepartementet har derfor gjennom forskrift nummer 1456 av 15.12.2006 (forvaltningsforskriften) foretatt en utdyping og presisering av innsynsretten i tilsettingssaker innen offentlig sektor.

Forvaltningsforskriftens paragraf 15 fastslår at den som har søkt en stilling, har rett til innsyn i en utvidet søkerliste. I tillegg til utvidet søkerliste har søkerne rett til innsyn i søknadene, med vedlegg, til de som blir innstilt eller tilsatt i stillingen. Dersom opplysninger som en part har krav på etter forskriften, er tatt inn i et annet dokument som parten har adgang til, kan forvaltningen vise til dette. Retten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter gjelder også etter at det er truffet vedtak om tilsetting i saken.

Søkeren har i henhold til Forvaltningsforskriftens paragraf 16 også rett til å få gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger og vurderinger om søkeren selv. Faktiske opplysninger inkluderer også sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum.

Forvaltningsforskriften paragraf 16 a-c inneholder dog en del unntak fra hovedregelen. En søker har ikke rett til å se vurderinger som er gitt av tilsettingsorganet, innstillingsmyndigheten, noen som forbereder saken for disse eller som uttaler seg i egenskap av å være særlig rådgiver eller sakkyndig. Det er også gjort unntak for vurderinger fra partenes nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller noen som har handlet på vegne av disse. Det er også unntak for vurderinger gitt av tidligere oppdragsgivere eller i særlige tilfeller personer som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med.

En part har også rett til å gjøre seg kjent med de deler av dokumentet som inneholder faktiske opplysninger om søkere som har blitt innstilt eller tilsatt i stillingen. Det forutsettes at slike opplysninger skal ha hatt betydning for avgjørelsen.

Forvaltningsforskriftens paragraf 18 gir parten innsynsrett i skriftlige referater som gjengir hva parten selv har sagt i intervju, dersom slikt referat er skrevet. En søker har også rett til å se et eventuelt referat fra intervju med en som er innstilt eller tilsatt i stillingen, dersom referatet inneholder nye opplysninger eller anførsler som er av betydning for saken. Søkeren har ikke rett til å gjøre seg kjent med vurderinger som er fremkommet i forbindelse med intervjuet.

Forvaltningsforskriftens paragraf 19 inneholder også regler om at søkeren har rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i. Søkeren har også rett til å gjøre seg kjent med om det foreligger dissens mellom medlemmene av vedkommende innstillings- myndighet, samt hvor mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått.

Forvaltningsforskriftens paragraf 19 fastslår at man som utgangspunkt ikke har rett til å se begrunnelsen som innstillingsmyndigheten har gitt for innstillingen, men at man har rett til å se de deler av innstillingen som inneholder nye faktiske opplysninger og anførsler av betydning for saken.

Innsynsrett for pressen

Skolene kan også oppleve at pressen vil ha innsyn i søkerlister. Dette kan spesielt være interessant ved tilsetting av ny rektor. Virke-skolene behøver ikke gi opplysninger om søkere til pressen. KS-skolene må følge Offentlighetsloven § 25 som pålegger forvaltningen/skolens styre å sørge for at «snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustad- eller arbeidskommune for kvar søkjar.» Disse opplysningen skal være offentlige. Det kan gjøres unntak fra denne bestemmelsen, men det stilles spesielle krav for at det vil kunne være lovlig.

Det er opp til den enkelte skoles styre ved Virke-skolene om man vil praktisere dette slik det gjøres i privat virksomhet eller om man ønsker å følge offentlige bestemmelser.

Folkehøgskolene er en del av utdanningssystemet og mottar statlige midler og selv om skolen er privat så vil Folkehøgskoleforbundet tilrå at styrene ved Virke-skolene gjør vedtak om å følge offentlige bestemmelser i slike saker.

Med beste hilsen

Øyvind Brandt                                  Knut Simble
leder                                               generalsekretær